Gebruiksreglement sportaccommodatie

1. Algemeen

De gemeentelijke accommodatie, gelegen aan de Kerkomsesteenweg 49 in Boutersem, bestaat uit:

• Één grote sporthal, mogelijks op te delen in drie units (unit 1, 2 en 3).
• Één polyvalent sportlokaal
• Één schoolsportzaal (=huidige turnzaal van de school)

Daarnaast bevinden zich in het gebouw van de gemeentelijke sportaccommodatie ook kleedkamers met stortbaden, een EHBO/toezichtlokaal, toiletten, berging en één cafetaria.

De cafetaria is ter beschikking gesteld van een uitbater/concessiehouder. De uitbating van dit deel van de sporthal valt onder aparte voorwaarden, opgesteld binnen een concessieovereenkomst, tussen de gemeente en de concessiehouder.

De sporthal is in principe bestemd voor de organisatie van sportactiviteiten en sportevenementen.

De volgende begrippen worden bij de toepassing van het reglement gehanteerd:

Toezichthouder: alle personen die door het college van burgemeester en schepenen worden aangeduid en instaan voor de controle op het reglementair gebruik van de accommodatie.

2. Beschikbaarheid

Openingsuren

De sporthal is in principe het ganse jaar open, uitgezonderd op feestdagen.

Verlofregeling kan worden aangepast door de gemeente in samenspraak met de ’uitbater’.

De cafetaria van de sporthal is open op concrete uren in overleg met de concessiehouder.

De inrichting is voor het publiek toegankelijk tijdens de vastgestelde uren die in de cafetaria of de inkomhal van de sporthal zijn aangeduid.

De sporthal zal in principe geopend zijn van 8 u tot 23 u buiten de uitzonderlijke sluitingsdagen.

Het gemeentebestuur kan de accommodatie tijdelijk geheel of gedeeltelijk sluiten zonder dat enige gebruiker hiervoor schadevergoeding kan vorderen, indien dit om reden van overmacht nodig zou zijn.

3. Verbodsbepalingen

De toegang tot de accommodatie wordt verboden aan:

• Personen die zich kennelijk onder invloed van alcohol of drugs bevinden
• Personen die aanwijzingen van de toezichthouder niet opvolgen
• Bewust storende mensen
• Dieren, met uitzondering van hulp- en geleidehonden

Rookverbod

Alle ruimten binnen de accommodatie (inclusief cafetaria) zijn openbare ruimtes. Bijgevolg geldt er een algemeen rookverbod binnen in het complex.

Infoborden

De gebruiker mag zelf niets aan de ramen, muren, plafonds, vloeren, deuren, e.d. bevestigen. Het infobord in de inkomhal mag door clubs gebruikt worden voor communicatie. Hiertoe geeft de club de affiches, flyers,... af aan een toezichthouder die de communicatie in het infobord hangt.

Noodsignalen

De nooduitgangen, noodverlichting en pictogrammen mogen in geen geval uitgeschakeld en/of afgeschermd worden.

Respecteren huurtijd en –plaats

Het is verboden om de speelvelden vroegtijdig te betreden.

Beginuur van de activiteit houdt in dat de vorige gebruikers geacht worden om de zaal/speelveld volledig ontruimd te hebben zodat de volgende club op het gevraagde huurtijdstip effectief de zaal kan betreden.

In de gangen en/of kleedkamers mag niet met ballen of ander materiaal gespeeld worden (vb. als opwarming).

Eten en drinken

Dranken (met uitzondering van water en sportdrank in afsluitbare plastieken fles en drinkbus), snacks en versnaperingen mogen onder geen enkele voorwaarde verbruikt worden in de kleedkamers of in de sportzaal. Kauwgum is verboden.

Betreden van de sportvloer.

Het is verboden de sportvloer te betreden met sportschoenen met zwarte zolen, en/of met sportschoenen die ook als straatschoenen dienst doen

Het gebruik van stoffen waardoor de sportvloeren kunnen beschadigd of bevuild worden (vb krijt, hars,...) , is verboden.

Sporten op niet-luchtbanden die ook maar enige vorm van beschadiging aan de sportvloer kunnen aanbrengen zijn verboden.

Handelsactiviteiten

Het is verboden voor gebruikers van de sporthal enige handelsactiviteit te voeren zonder schriftelijke toelating van het gemeentebestuur.

4. Reserveren

Jaarverhuring

a) Opstellen reservatiekalender en voorrangsregels

Het college van burgemeester en Schepenen verleent, wijzigt of weigert toelating tot het gebruik van de sportaccommodatie, in overleg of op advies van de gemeentelijke sportraad

De volgende voorrangsregeling wordt toegepast bij het verlenen van de toelating:

1. Gemeentebestuur
2. Sportraad
3. Erkende Sportverenigingen uit Boutersem die hun hoofdactiviteit ontwikkelen in Boutersem
4. Nieuwe clubs die de intentie hebben sportactiviteiten uit te bouwen in Boutersem
5. Scholen
6. Andere adviesraden (vb jeugdraad, seniorenraad)
7. Andere verenigingen uit Boutersem die vooral inwoners van de gemeente groeperen (ledenlijst dient als bewijs)
8. Individuele sporters uit Boutersem
9. (Sport)verenigingen van buiten Boutersem
10. Individuele sporters van buiten Boutersem

a) Opstellen Procedure en voorrangsregels

Verenigingen en andere vaste gebruikers zullen jaarlijks uitgenodigd worden door de sportdienst om hun wensen m.b.t. het gebruik van de accommodaties voor het volgende werkingsjaar schriftelijk in te dienen bij de gemeentelijke sportdienst. Gebruik van de accommodatie voor bijzondere eenmalige activiteiten en evenementen (tornooien e.d.) worden in hetzelfde schrijven opgevraagd.

De sportdienst werkt een ontwerp van seizoenskalender uit

- in de mate van het mogelijke tegemoetkomend aan de wensen van de clubs
- rekening houdend met de voorrangsregeling sub a) en de prioriteiten sub c)

De sportraad geeft advies op het ontwerp. Het college keurt de kalender goed.

c) Prioriteiten bovenop de voorrangsregels

Indien meerdere verenigingen dezelfde sportaccommodatie wensen te gebruiken op hetzelfde tijdstip, zal in eerste instantie getracht worden in overleg tot een overeenkomst te komen. Lukt dit niet, dan is de volgorde van prioriteiten :

- Specifieke indoorsporten hebben voorrang op outdoor sporten of »gemengde» sporttakken
- Groepssporten (minimum 6 per unit) hebben voorrang op meer individueel gerichte sporttakken
- Competitiesporten (wedstrijdkalender) hebben voorrang op recreatiesporten- Jeugdtrainingen voor min 18 jarigen tot 21 u hebben voorrang op trainingen voor volwassenen

Vrije/losse/springuren (dagverhuring)

Een aanvraag tot reservatie gebeurt via de sportdienst / dienst gemeentelijke reservatie en zaaltoezichter(s). De aanvraag wordt onmiddellijk bevestigd.

Een reservatie omvat een minimumduur van 1uur. Extra huur kan per half uur of meer.

Voorrangsbepalingen

De gemeentelijke basisschool heeft gedurende de schooluren steeds voorrang op het gebruik van de schoolsportzaal.

Annulatie van een gebruiksaanvraag,een wijziging / intrekking of opzegging van een gebruiksvraag,toelating

Het college van burgemeester en schepenen heeft het recht de verleende toelating tot gebruik van de sportaccommodatie te wijzigen of in te trekken voor bepaalde of onbepaalde duur en dit na raadpleging van de sportraad. Dit gebeurt zonder enig verhaal vanwege de gebruiker in geval van overmacht in hoofde van het gemeentebestuur.

Indien de club door omstandigheden haar reservatie(s) niet kan invullen meldt zij dit zo snel mogelijk aan de sportfunctionaris, in principe tenminste een week op voorhand.

Een vereniging die 3 maal na elkaar of 5 maal op een sportjaar zonder voorafgaandelijke verwittiging een terrein onbezet laat, verliest het recht op het gebruik van dit terrein.

5. Betalingsmodaliteiten

Tarieven

De tarieven (van toepassing vanaf 01/09/2013)

Grote Sporthal	1 unit/uur
Erkende verenigingen, particulieren uit Boutersem	€ 6,00
(niet erkende)verenigingen, particulieren buiten Boutersem	€ 12,00
Boutersemse scholen	Gunsttarief

Polyvalent sportlokaal	Per uur
Erkende verenigingen, particulieren uit Boutersem	€ 8,00
(niet erkende)verenigingen, particulieren buiten Boutersem	€ 16,00
Boutersemse scholen	Gunsttarief

Schoolsportzaal	Per uur	Hele dag
Erkende verenigingen, particulieren uit Boutersem	€ 6,00	€ 45,00
(niet erkende)verenigingen, particulieren buiten Boutersem	€ 12,00	€ 90,00
Boutersemse scholen	Gratis tijdens lesuren en -dagen

Individueel gebruik van kleedkamer/douche na het buitensporten (MTB - lopen - ...)	Per beurt € 3,00
Prijs per kleedkamer (max. 15 personen)	€ 15,00

Opstartende clubs kunnen voor een beperkte periode over een gunsttarief beschikken.

Het college van burgemeester en schepenen is gemachtigd de opgelegde vergoeding aan het gebruik verbonden (= gebruiksvergoeding + eventuele waarborg) in bepaalde gevallen bv. voor de gemeenteoverstijgende manifestaties, sociale doeleinden e.d., te wijzigen of er vrijstelling van te geven.

Betalingen

Het college van burgemeester en schepenen kan aan erkende verenigingen een gebruiksregeling op lange termijn toestaan voor jaarverhuring, al dan niet gekoppeld aan een specifieke betalingswijze. In principe wordt seizoens (of lange termijn) verhuring op voorhand betaald per kwartaal/trimester.

In alle andere gevallen (bijvb voor de dagverhuring) dienen de gebruikersvergoedingen vooraf betaald te worden, hetzij rechtstreeks bij de dienst reservatie, hetzij door storting op rekening van het gemeentebestuur van Boutersem, hetzij ter plaatse in de sporthal bij de toezichthouder.

Zonder voorafgaandelijke betaling kan er geen aanspraak gemaakt worden op een reservatie. Bovendien is het gebruik van de sportaccommodatie zonder voorafgaandelijke reservatie en betaling ten strengste verboden.

Bij weigering van betaling zal het gebruik van de sporthal gedurende een periode van tenminste 6 maanden ontzegd worden aan de betrokken club of alle spelers die aan het spel hebben deelgenomen. Dezelfde regels zijn van toepassing bij misbruik inzake de verklaring dat men inwoner is van Boutersem of aangesloten is bij een club die op haar beurt al dan niet erkend is door de gemeente.

6. Algemeen gebruik accommodatie

Normaal gebruik

Het uurrooster wordt strikt nageleefd. De gebruikers mogen enkel binnen de hun toegewezen uren in de hun ter beschikking gestelde lokalen of terreinen aanwezig zijn. Reeds toegekende uren kunnen niet doorgegeven worden aan derden of verwisseld met andere gebruikers zonder toelating van het gemeentebestuur of zijn gemachtigde toezichthouder. Onderverhuur is niet toegestaan. De uurregeling moet strikt worden nageleefd. Na vaststelling van overtreding zal het college maatregelen nemen.

Materieel, meubilair en goederen

Het gebruik van de sportzaal omvat tevens het gebruik van de basisinfrastructuur in eigendom van het gemeentebestuur.

Toestellen en materiaal mogen enkel gebruikt worden voor het doel waarvoor zij bestemd zijn. Gedurende de periode van terbeschikkingstelling van het materiaal, meubilair en toestellen zijn de gebruikers er verantwoordelijk voor. Beschadigingen moeten binnen de 24 u door de gebruiker gemeld worden aan een toezichthouder via het meldingsformulier.

Materiaal in eigendom van het gemeentebestuur kan niet uitgeleend worden voor gebruik buiten de gemeentelijke sporthal, tenzij het gemeentebestuur er anders over beslist. Indien gebruikers wensen gebruik te maken van sportmaterialen en sporttoestellen in eigendom van andere gebruikers dienen zij voorafgaand schriftelijke toelating van de desbetreffende gebruiker/club te hebben en dienen dit voorafgaandelijk te melden aan de toezichthouder.

Het opstellen en opbergen van uitrustingen en/of materieel moet gebeuren binnen het gereserveerde tijdvak. De gebruiker start dan ook tijdig met het opbergen. Bij het onrechtmatig overschrijden van de tijdslimiet wordt elk begonnen half uur aangerekend. Indien de gebruiker voor een bepaalde sport, onmiddellijk en op hetzelfde speelveld wordt opgevolgd door beoefenaars van dezelfde sport, mag hij in overleg met deze laatste het veld met het opgestelde materiaal overdragen.

De bergruimtes zijn enkel toegankelijk voor de gebruikers en niet voor toeschouwers en onbevoegden.

Alle materialen worden door de gebruiker netjes opgeborgen op de door de toezichthouder aangeduide plaatsen.

De gebruiker is verplicht de door hem aangevoerde apparatuur/goederen voor occasioneel gebruik weg te halen na de activiteit of de dag na een reeks van opeenvolgende activiteiten of op vraag van het gemeentebestuur.

De gebruiker mag in geen enkele sportruimte een wijziging aan sportmaterialen en toestellen aanbrengen zonder uitdrukkelijke toestemming van een toezichthouder of op vraag van het gemeentebestuur. Materiaal, goederen, apparatuur in eigendom van de clubs kan enkel na uitdrukkelijke toestemming van het gemeentebestuur opgeborgen worden op een toegewezen plaats in de accommodatie.

Auteursrechten (SABAM)en Billijke Vergoeding

Auteursrechten, die voortvloeien uit de aard van de activiteit, zijn ten laste van de organiserende vereniging (Sabam en BV).

Hygiëne

Kleedkamers, douches en sportaccommodaties moeten in opgeruimde en nette toestand worden achtergelaten. Toiletten en wastafels dienen zuiver en hygiënisch gehouden te worden.

In het kader van afvalvoorkoming en -sortering dienen papier, lege plasticflessen en ander afval in de daarvoor bestemde afvalbakken worden gedeponeerd.

Inkomgeld

Enkel met uitdrukkelijke toestemming van het schepencollege -desgevallend op advies van de sportraad- mag er inkomgeld worden gevraagd voor competitie - en andere evenementen

7. Gebruik van de verschillende accommodaties

Indien in verschillende units van de grote sporthal activiteiten plaatsvinden, kunnen de scheidingsgordijnen of -schermen gebruikt worden om storing te voorkomen.

De sportvloer

De verschillende sportaccommodaties met sportvloer mogen alleen betreden worden op blote voeten, sokken of op propere zaalsportschoenen met kleurvaste zool die geen strepen achter laten op de vloer. Het is verboden de sportzaal te betreden met straatschoeisel. Er wordt van schoenen gewisseld in de kleedkamers. Er wordt aan de clubs gevraagd hier streng op toe te zien. Het verplaatsen van materieel moet met uiterste zorg gebeuren om te vermijden dat de sportvloer zou worden beschadigd.

Het gebruik van stoffen waardoor de sportvloeren kunnen beschadigd of bevuild worden, is verboden.

Sporten die ook maar enige vorm van beschadiging aan de sportvloer kunnen aanbrengen zijn verboden (cfr. Skateboarden, skeeleren,...). Het gebruik van een transpallet en karren zonder luchtbanden is verboden.

Het gemeentebestuur beslist over het al dan niet toelaten van sporten of sporttakken.

Publiek wordt enkel toegelaten buiten de speel- of sportzone op de gevisualiseerde publieksstrook/tribunes. Verplaatsingen gebeuren op een mat die over de gehele lengte van de sportvloer gelegd wordt.

De kleedkamers

Het gebruik van de sportzaal omvat tevens het gebruik van de kleedkamers en de douches. Enkel de aan de club toegewezen kleedkamers mogen gebruikt worden tijdens de tijdspanne die noodzakelijk is (voor, tijdens en na de training/wedstrijd). Indien de kleedkamer niet binnen een redelijk aanvaardbare tijdspanne (30 minuten richttijd) is ontruimd, kan het zijn dat deze mee in gebruik wordt genomen door een volgende club. Bij herhaaldelijk voorvallen van deze situatie bij eenzelfde club kan er door het gemeentebestuur een sanctie genomen worden. De nodige kleedkamers en douches worden automatisch gereserveerd bij de boeking van de units in de sporthal door de verenigingen.

Tijdens de trainingen/wedstrijden worden de groepskleedkamers afgesloten. De sleutel is af te halen bij de toezichthouder tegen afgifte van ID kaart of rijbewijs.

Ook zullen er opbergkastjes met sloten (lockers) voorzien worden. Gelieve deze te gebruiken als geen kleedkamer wordt gebruikt.

In de spelersgang en kleedkamers worden enkel de personen toegelaten die aan de sportactiviteiten deelnemen (dus spelers, scheidsrechters, trainers)

Feestjes na een gewonnen match vinden niet plaats in de kleedkamers.

Glazen of glazen flessen zijn verboden in de kleedkamers, spelersgang, sportzalen.

Energiebesparing

• verwarmingsregelaars worden uitsluitend door gemachtigde personen bediend
• verlichting: na gebruik dienen lichten in de zalen en in de bijhorende ruimtes gedoofd

8. Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

Verdwenen en verloren voorwerpen

Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor verdwenen, verloren of gestolen voorwerpen van gebruikers. Gevonden voorwerpen kunnen afgegeven worden aan een toezichthouder en zullen gedurende ëën maand bewaard worden. Deze voorwerpen worden na ëën maand toegewezen aan een goed doel.

Schade

Indien na de activiteit of het einde van een reeks opeenvolgende activiteiten vastgesteld wordt dat: de gebruikte lokalen of terreinen niet in oorspronkelijke staat worden achtergelaten; de goederen niet tijdig verwijderd werden; schade vastgesteld wordt aan de goederen, sportmaterialen, sporttoestellen, de sportvloer of muren (geen limitatieve opsomming), wordt de reële kostprijs voor herstel van de schade en kosten voor het onderhoud en/of de opkuis aangerekend met een minimum van 75 Euro.

Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor schade van lichamelijke of stoffelijke aard, persoonlijke ongevallen of materieel in eigendom van de gebruikers naar aanleiding van toegestane activiteiten of van het gebruik van toegestane lokalen en uitrustingen. Het gemeentebestuur kan evenmin verantwoordelijk gesteld worden voor de schade ingevolge ongevallen die zich voordoen buiten toegestane activiteiten of buiten het gebruik van toegestane lokalen en uitrusting, behoudens de gevallen waar de oorzaak van de schade te wijten is aan een gebrek in of een slecht onderhoud van de gemeentelijke infrastructuur en uitrusting.

De inrichter/inrichtende vereniging of gebruiker is verantwoordelijk voor het gedrag en de houding van zijn leden/ deelnemers en ziet erop toe dat de bezoekende ploegen en het eventuele toegelaten publiek de bepalingen binnen dit reglement naleven. De reële herstellingskosten van eventuele schade zal vooreerst verhaald worden op de perso(o)n(en) die de schade heeft (hebben) veroorzaakt. Indien dit niet mogelijk is, zal de schade eventueel verhaald kunnen worden op de verenigingen en dit slechts in de mate dat deze wettelijk aansprakelijk zijn voor de aangebrachte schade en er geen verzekeringspolis werd afgesloten die deze schade vergoedt.

Bij het opzettelijk vernielen van de infrastructuur (bijvb deuren en vensters, sanitair, sport materiaal, sportvloer, graffiti etc) zal er steeds PV worden opgemaakt door de lokale politie

Brandveiligheid

Alle toegangswegen en nooduitgangen moeten ten allen tijde vrijgehouden worden.

Bij brand- en evacuatie (oefeningen) moeten alle aanwezigen meewerken en de opgelegde orders van de brandweermannen of toezichthouders respecteren.

9. Slotbepalingen

Het gemeentebestuur,het gemeentepersoneel en de gemachtigde toezichthouder behouden zich het recht voor ten allen tijde toezicht uit te oefenen op de naleving van onderhavig reglement. Klachten en schadeaangiften moeten schriftelijk en binnen de 24 u aan het gemeentebestuur/toezichthouder overgemaakt worden via een meldingsformulier.

Indien er onverwachts aan de infrastructuur moet gewerkt worden of in geval van overmacht kan de sporthal tijdelijk gesloten worden. Als dat het geval is wordt de gebruiker zo vlug mogelijk verwittigd.

Sancties

Bij het betreden van de sporthal wordt iedere bezoeker geacht dit reglement na te leven.

Indien een gebruiker een artikel van dit reglement overtreedt, kan het gemeentebestuur hem een sanctie opleggen in overeenstemming met de aard van de overtreding en het toepasselijk artikel. De gebruiker en bezoeker die de bepalingen van dit reglement niet naleven kunnen verplicht worden de accommodatie onmiddellijk te verlaten. Verdere toegang kan hen geweigerd worden voor onbepaalde tijd, zonder dat dit grond oplevert tot enige terugbetaling of vergoeding.

In geval van weerspannigheid zal de hulp van de politie ingeroepen worden.

Beslissingsrecht

Het college van burgemeester en schepenen neemt elke beslissing over zaken die niet in dit reglement zijn opgenomen of die een deliberatie vereisen, in overleg met de Sportraad.